Egy felmondás soha nem csak egy papír. Az igazi kockázat ott kezdődik, ahol a céged kulcs-folyamatai egy ember fejében futnak. És itt jön a legfájdalmasabb rész: a baj nem a felmondási nappal kezdődik. Hetekkel előtte.
A rejtett kockázat
Mindenkinek van legalább egy ilyen embere. Aki tudja, melyik ügyfél utál hangosan beszélni, kinek kell PDF-ben az árajánlat, melyik szállító hív csak hétfő reggel. Ez a tudás nincs sehol leírva. A fejében van.
Aztán felmond. És 30 nap alatt nem lehet leírni a fejet.
A számok, amiket nem akarsz látni
Ez nem rosszindulat. Ez emberi viselkedés. A távozó tudja, hogy a hozzáférései mindjárt lezárulnak, és amit a sajátjának érez (a kontakt-listát, a saját ajánlatait, a folyamat-leírásokat), magával viszi.
Mit visz magával a távozó
4 dolog, amit szinte senki nem véd:
- Az Excel-fájlok. Egyszerű másolás privát laptopra, törlés, áthelyezés.
- A telefon-kontaktok. Az ügyfél elérhetősége, aki őt hívja. Az új helyén egy hét alatt fel tudja építeni az ügyfélbázis felét.
- A folyamat-tudás. „Hol-szól-Kovács-úr-mindig", „melyik szállító ad rendre kedvezményt". Apró rutinok, amiket évek alatt épített.
- A „csak ő tudja"-lépések. Az ajánlat, amit Kati kötött két éve, és csak ő tudja, mire alapozta.
A legfájdalmasabb tény
Tudtad, hogy a céged hozzáférés-visszavonási folyamata milyen gyors? A legtöbb tulaj nem. Az IT-szakembert hétfő reggel értesítik, ő ráér kedden este. Addig minden nyitva van.
Egy valós forgatókönyv
A tervező-mérnök 4 év után felmond. A teljes ügyfél-folyamat rutin a fejében: melyik megrendelőnek milyen tűrések, ki kéri PDF-ben az árajánlatot, melyik szállító csak hétfő reggel telefonál, kit kell kesztyűs kézzel kezelni.
Ez nincs leírva. Sehol.
30 nap alatt nem lehet átadni egy „know-how"-dokumentumban (tudás-átadási dokumentumban). A legrosszabb? Te erről akkor szerzel tudomást, amikor az új ember 3 hét után visszacsörög: „nem értem, miért lett mérges a Kovács úr."
Mit teszel ELŐRE (5 lépés)
A védekezés egyetlen módja a megelőzés. Itt az 5 lépés, amit MA elkezdhetsz:
- Audit-log (tevékenység-napló) mindenhol. Ki, mit módosított, mikor, melyik adatot nyitotta meg, melyik fájlt másolta le. Visszamenőleg lekereshető.
- Jogosultság-réteg. Munkavállalói szerep, nem privát fiók. Az adatot a CÉG birtokolja, nem a dolgozó.
- Adat-tulajdon a cégnél. Nem dolgozói laptopon, nem privát Drive-on. Cég-rendszerben. Ha valaki távozik, az adat marad.
- Folyamat-dokumentáció a rendszerben. Az ügyfél-rutinok, a szállítói preferenciák, a „csak-ő-tudja"-tudás kerüljön be az ügyfél-rekordba (ügyfél-adatlapba). Senki ne legyen pótolhatatlan.
- Automatizált kilépés-folyamat. Felmondás bejelentésének órájában: minden hozzáférés tiltva. Kézi munka nélkül.
Miért ezt írom le neked
Mert ez a 2 leggyakoribb cég-kérdés az auditjaim során. Nem az árbevétel, nem a marketing. Hanem:
- „Mi lesz, ha holnap felmond az XY?"
- „Hogy fogom betanítani az újat 30 nap alatt?"
A válasz mindkét kérdésre ugyanaz: rendszerrel. Egy olyannal, ahol a tudás a cégben van, nem a fejekben.
És ami a legfontosabb
A felmondás nem a felmondási nap problémája. Az előtte felépített rendszer dönti el, hogy a cég kibírja-e.
Ha most olvasod ezt és arra gondolsz „ugyan, nálunk ez nem fog megtörténni", tudd: pontosan ezt mondta minden cég, akit én már audit (átvilágítás) közben láttam, mielőtt 3 hónappal később hívtak vissza.